Jak przygotować webinar ze studia? Co wysłać 2 dni przed

Żeby przygotować webinar ze studia, 2 dni przed transmisją wyślij komplet materiałów (slajdy, imiona i funkcje do belek, logo, listę gości zdalnych, link lub dostęp do platformy), ustal jedną platformę z osobą, która ma dostęp administratora, i rozpisz scenariusz minuta po minucie. Te trzy kroki zdejmują z Ciebie większość stresu w dniu wydarzenia.

Poniżej rozpisujemy każdy z nich: co dokładnie spakować w paczkę materiałów, jak sprawdzić platformę, zanim będzie za późno, i jak wygląda scenariusz, z którego korzysta cały zespół. Na końcu znajdziesz checklistę i odpowiedzi na częste pytania.

Najważniejsze informacje z artykułu

• Materiały do webinaru ze studia wysyłasz najpóźniej 2 dni przed transmisją, żeby zespół zdążył je wgrać i sprawdzić.
• Paczka materiałów obejmuje slajdy, imiona i funkcje do belek, logo, link lub dostęp do platformy oraz listę gości zdalnych.
• Webinar prowadzisz na jednej platformie i ustalasz wcześniej, kto ma na niej dostęp administratora.
• Klucz transmisji lub link do wydarzenia przekazujesz studiu przed dniem webinaru, nie w ostatniej chwili.
• Scenariusz minuta po minucie z godzinami startu każdej części pozwala wszystkim wiedzieć, co dzieje się teraz i co za chwilę.

Jakie materiały przygotować do webinaru?

Do webinaru ze studia przygotuj pięć rzeczy: slajdy, dane do belek, logo, link lub dostęp do platformy i listę gości zdalnych. Wszystko w jednej wiadomości albo jednym folderze.

Każdy z tych elementów ma swoje zadanie na ekranie. Brak jednego z nich zwykle wychodzi dopiero na próbie, kiedy zostaje mało czasu na poprawki. Tak przygotuj paczkę:

1. Slajdy. Jeden plik w proporcji 16:9, z dużą czcionką. Jeśli prelegentów jest kilku, zbierz ich prezentacje w jednym pliku lub folderze, ułożone w kolejności wystąpień.
2. Imiona i funkcje do belek. Pełne imię, nazwisko i funkcja każdej osoby, która pojawi się w kadrze. Sprawdź pisownię, bo belka wisi na ekranie przez kilka minut.
3. Logo. Najlepiej w wersji z przezroczystym tłem, w dobrej rozdzielczości.
4. Link do wydarzenia lub dostęp do platformy. To, czego studio potrzebuje, żeby uruchomić transmisję: klucz transmisji, link dla prowadzącego albo zaproszenie z odpowiednią rolą.
5. Lista gości zdalnych. Imię, nazwisko, telefon i godzina, o której gość ma się połączyć.

Kiedy wysłać materiały do webinaru?

Najpóźniej 2 dni przed transmisją, na adres live@everstream.pl. Te dwa dni to bufor na wgranie grafik, sprawdzenie slajdów i dopytanie o brakujące elementy.

Dlaczego nie dzień przed? Przy transmisji na żywo nie ma montażu, który coś poprawi. Belka z błędem w nazwisku jest widoczna od razu, a slajd, który nie mieści się w kadrze, trzeba przerobić przed startem. Dwa dni dają czas, żeby zauważyć problem, wysłać pytanie i dostać odpowiedź bez pośpiechu.

Jeśli materiał jeszcze się zmienia, wyślij wersję roboczą w terminie i zaznacz, co może się zmienić. Łatwiej podmienić jeden slajd niż zaczynać pracę od zera w dniu webinaru.

Najczęstszy błąd

Prezentacje prelegentów przychodzą rano w dniu wydarzenia, każda w innym formacie. Zespół przez godzinę przed startem scala pliki, zamiast spokojnie robić próbę. Wyznacz jedną osobę po stronie organizatora, która zbiera wszystko i wysyła jedną paczkę.

Jak wybrać platformę do webinaru i sprawdzić dostęp?

Wybierz jedną platformę (Zoom, Teams, Google Meet, YouTube, Facebook lub LinkedIn) i ustal, kto ma na niej dostęp administratora. Klucz transmisji lub link przekaż studiu wcześniej.

Większość problemów w dniu webinaru nie wynika z techniki w studiu, tylko z uprawnień na platformie. Osoba, która założyła wydarzenie, jest na urlopie. Link do transmisji wygasł. Konto nie ma włączonej opcji transmisji na żywo. Sprawdź to wcześniej:

1. Ustal, na którym koncie powstaje wydarzenie i kto ma do niego dostęp administratora.
2. Zaplanuj transmisję na platformie z właściwą datą i godziną.
3. Sprawdź, czy konto ma włączone transmisje na żywo. Na niektórych platformach trzeba to aktywować z wyprzedzeniem.
4. Wygeneruj klucz transmisji lub link dla prowadzącego i wyślij go razem z materiałami.
5. Podaj numer telefonu osoby, która w dniu webinaru może zmienić ustawienia na platformie.

Webinar ze studia Everstream obejmuje jedną platformę. Jeśli chcesz nadawać jednocześnie w kilku miejscach, np. na YouTube i LinkedIn, to jest już transmisja typu Live PRO z multistreamem. Więcej o przygotowaniu samej treści przeczytasz w poradniku jak profesjonalnie przygotować się do webinaru.

Jak napisać scenariusz webinaru minuta po minucie?

Rozpisz każdą część webinaru z godziną startu: powitanie, prelekcje, pytania i zakończenie. Scenariusz wysyłasz razem z materiałami.

Scenariusz webinaru to nie tekst do czytania, tylko plan dnia w tabeli. Dzięki niemu realizator wie, kiedy pokazać belkę, prelegent wie, ile ma czasu, a moderator pilnuje zegara. Każdy wiersz powinien mieć godzinę, nazwę części, osobę odpowiedzialną i to, co ma być na ekranie.

Przykład

Zostaw w scenariuszu kilka minut zapasu. Prelekcje prawie zawsze trwają dłużej, niż planowano. Webinar ze studia trwa do 2 godzin, więc zaplanuj program tak, żeby zmieścić się w tym czasie razem z pytaniami. Przy dłuższych wydarzeniach sprawdź nasz przewodnik po streamingu konferencji.

Checklista: jak przygotować webinar ze studia

• ☐ Slajdy w jednym pliku 16:9, w kolejności wystąpień
• ☐ Imiona, nazwiska i funkcje do belek sprawdzone przez prelegentów
• ☐ Logo w dobrej rozdzielczości, najlepiej z przezroczystym tłem
• ☐ Jedna platforma wybrana, transmisja zaplanowana
• ☐ Ustalona osoba z dostępem administratora do platformy
• ☐ Klucz transmisji lub link dla prowadzącego przekazany studiu
• ☐ Lista gości zdalnych z telefonami i godzinami połączenia
• ☐ Scenariusz minuta po minucie z godzinami i osobami
• ☐ Wszystko wysłane najpóźniej 2 dni przed na live@everstream.pl
• ☐ Prelegenci wiedzą, że są w studiu 30 minut przed startem

Jak wygląda webinar w studiu Everstream?

Wysyłasz materiały 2 dni przed, prelegenci przychodzą 30 minut przed startem, a my robimy próbę techniczną i prowadzimy transmisję. Próba techniczna jest w cenie. Sprawdzamy wtedy mikrofony, kadry i slajdy.

Webinar ze studia trwa do 2 godzin i idzie na jedną platformę: Zoom, Teams, Meet, YouTube, Facebook lub LinkedIn. Zapasowe łącze jest w cenie, a nagranie dostajesz zawsze po wydarzeniu. Jeśli potrzebujesz multistreamu, większej liczby gości zdalnych albo całodniowego programu, są też formaty Live PRO i Live Event. Szczegóły znajdziesz na stronie studia webinarowego w Warszawie, a termin wybierzesz w rezerwacji online.

FAQ

Ile osób może wystąpić w webinarze ze studia?

Przy stole w studiu mieści się do 4 osób. Gości zdalnych można dołączyć do transmisji, a przy formacie Live PRO w programie może być do 8 osób zdalnie.

Czy dostanę nagranie webinaru?

Tak, nagranie dostajesz zawsze po wydarzeniu. Możesz je potem wykorzystać jako materiał na stronę, do newslettera albo do podzielenia na krótsze fragmenty.

Co jeśli materiały zmienią się po wysłaniu?

Wyślij poprawioną wersję jak najszybciej i napisz, co się zmieniło. Pojedyncze poprawki da się wprowadzić, ale im bliżej startu, tym mniej czasu na ich sprawdzenie.

Czy mogę poprowadzić webinar na dwóch platformach naraz?

Webinar obejmuje jedną platformę. Transmisję na kilka platform jednocześnie realizujemy w formacie Live PRO, który ma multistream, bannery z kodem QR i pytania widzów na ekranie.

Czy webinar ze studia można zrobić w weekend?

Studio działa od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–21:00. Termin weekendowy jest możliwy tylko na zapytanie, przez formularz kontaktowy.

Sprawdź także: Live streaming konferencji i wydarzeń